Документальное оформление основных средств

Основные средства на коммунальные предприятия поступают в порядке выполнения – плана капитальных вложений (новые), безвозмездно или приобретаются ими за плату (частично изношенные).
В связи с особой значимостью основных средств первичные документы оформляются более сложно, чем по другим материальным ценностям.

Зачисление в состав основных средств оформляют актом приема – передачи (ф. № ОС – 1). Акт составляют при приемке любых основных средств — зданий, машин, оборудования и т.д., при этом на каждый объект — отдельный акт. Если на предприятие поступает одновременно несколько однотипных объектов одинаковой стоимости, то оформляют одним актом приемку всей группы объектов.
Для приемки поступивших на предприятие основных средств по распоряжению руководителя предприятия создают постоянно действующую комиссию, в состав которой обычно входят: главный механик предприятия, представитель технического отдела, начальник службы (цеха) или отдела, которому передают объект в эксплуатацию, представитель бухгалтерии.
Если на предприятие поступают основные средства, бывшие в эксплуатации, в акте, заполненном и подписанном членами комиссии, указывают сумму их взноса по данным документов о передаче объектов. Акт вместе с технической и другой документацией передают в бухгалтерию предприятия, которая на его основании открывает необходимую инвентарную карточку, присваивает объекту порядковый инвентарный номер, указываемый в акте приема – передачи.
Ввод в действие некоторых объектов требует особого оформления. Так, выстроенные здания принимают на учет предприятия на основании актов государственной комиссии после весьма тщательной проверки готовности здания к использованию. Порядок составления и утверждения таких актов определяется специальными инструкциями, утвержденными Правительством CCCI или его государственными комитетами.
В процессе производственной деятельности коммунального предприятия в составе основных средств происходят изменения, которые должны быть отражены в бухгалтерском учете. К ним относят изменения в связи с перемещением отдельных объектов внутри предприятия, их ремонтом, безвозмездной передачей, реализацией, а также ликвидацией, вызванной ветхостью, износом или другими причинами (например, аварией, стихийным бедствием). Всякое такое изменение в составе основных средств должно быть оформлено соответствующим документом.
Перемещение основных средств (машин, станков, оборудования, инвентаря) оформляют накладной (ф. № ОС – 2), которую выписывают в двух экземплярах. Первый экземпляр с расписками получателей передают в бухгалтерию предприятия, которая отмечает в инвентарных карточках (или книгах) номера накладных и перемещает в картотеке аналитического учета карточки по новому местонахождению, а второй — остается у материально ответственного лица. Необходимые записи (отметки) делает бухгалтерия предприятия и подразделение (цех, служба) получателя в инвентарных списках объектов по новому местонахождению. Такой же накладной оформляют передачу основных средств в запас.