В командировочном удостоверении регистрируют даты приезда и выезда по каждому пункту командировки. Учет лиц, выбывших в командировку, и лиц, прибывших в командировку, ведут в специальных журналах. Приказом по предприятию назначают должностное лицо, ответственное за ведение журналов и оформление командировочных удостоверений. После возвращения из командировки удостоверение вместе с другими документами прилагают к авансовому отчету, оно служит основанием для исчисления компенсационных сумм, выплаченных работнику в связи с командировкой.
Срок служебных командировок не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути. Продление срока командировки допускается по разрешению руководителя предприятия не более чем на 10 дней.
Срок командировки в вышестоящую организацию продлевают только с разрешения этой организации. Продолжительность командировки исчисляют независимо от момента выдачи командировочного удостоверения или времени предполагаемого выезда, указанного в приказе о командировке. Срок командировки определяют по фактическому числу дней со дня выезда по день возвращения.
В соответствии с инструкцией работникам коммунальных предприятий за время нахождения в командировке возмещают следующие расходы: проезд работника к месту командировки и возвращение его к месту постоянной работы, суточные и оплату за наем жилого помещения.
Проезд командированных оплачивают на основании проездных документов, но не свыше стоимости проезда:
по железной дороге — в плацкартном (купейном) вагоне;
по водным путям — в каютах, оплачиваемых по V… VIII группам тарифных ставок на судах морского флота, и в каютах III категории на судах речного флота;
по шоссейным и грунтовым дорогам — транспортом общественного пользования (кроме такси);
на воздушном транспорте — стоимости билета обычного класса.
Руководитель предприятия может разрешить возместить расходы на проезд в мягком вагоне, каютах, оплачиваемых по Li.IV группам тарифных ставок на судах морского флота и в каютах I и II категорий на судах речного флота, а также воздушным транспортом по билету 1 – го класса при предъявлении документов. Кроме того, командированным возмещают расходы по проезду автотранспортом (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.
При непредставлении проездных документов командированному оплачивают минимальную стоимость проезда между местом постоянной работы и местом командировки, исходя из установленных норм. Доплату за скорость расходы за услуги по предварительной продаже билетов (комиссионный сбор) возмещают лишь при наличии документов, подтверждающих эти расходы.
Суточные выплачивают за каждый календарный день пребывания в командировке в размере 3 р. 50 к., а в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области —4 р. 50 к.
Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, автобуса или другого транспорта из места постоянной работы командированного, а днем приезда — день прибытия указанного транспорта в место постоянной работы.
Расходы по найму жилого помещения командированному возмещают в следующих размерах:
при представлении оплаченных счетов гостиниц возмещают фактические расходы, но не свыше 5 р. в сутки — при командировании в Москву, Ленинград и в столицы союзных республик, 4 р. в сутки — при командировании в другие города и районные центры, 3 р. в сутки при командировании в прочие населенные пункты;
в случае непредставления оплаченных счетов гостиниц руководитель имеет право разрешить оплату расходов по найму жилого помещения в пределах указанных норм.
Оплата по найму жилого помещения производится со дня прибытия командированного в место назначения и по день выезда.
За бронирование мест в гостиницах командированным возмещают расходы лишь при представлении подтверждающих документов в размере 50 % стоимости за сутки, но не более 2 р. 50 к. в сутки — при командировании в Москву, Ленинград и столицы союзных республик и 2 р. при командировании в другие города и районные центры и 1 р. 50 к. при командировании в прочие населенные пункты.
Дополнительные платные услуги, оказываемые в гостиницах (пользование телевизором, холодильником и т.п.), возмещаются командированному в случае, если их стоимость вместе со стоимостью проживания в гостинице не превышает максимальные размеры расходов по найму жилого помещения.